Innovaatiotilannekuva

Kohti tutkimus- kehittämis- ja innovaatiotoiminnan tiedolla johtamista: TKI-tiedonhallinnan nykytilakartoitus Pirkanmaa 2021 -valmistelussa

Luotettavan ja toistettavan seurannan ja mittaroinnin perusedellytyksiä ovat vakiintuneet kirjaamiskäytännöt sekä selkeät tietomallit ja -rakenteet, jotka mahdollistavat tietojen systemaattisen ja ajallisen seurannan. Vaikka tiedontuotannossa ja käsittelyssä on viime vuosina otettu huomattavia harppauksia automatisoinnin suuntaan, perustuu iso osa esimerkiksi Tilastokeskuksen keräämästä tiedosta erilaisiin lomakekyselyihin ja haastatteluihin.

Muun muassa innovaatiotilannekuvassakin hyödynnettävään tutkimus- ja kehittämistoimintatilastoon tiedot kerätään kyselyin mm. yrityksiltä, korkeakouluilta, tutkimuslaitoksilta, järjestösektorin sekä julkisen sektorin organisaatioilta. Tilaston laadinnassa noudatetaan OECD:n ja EU:n suosituksia ja tietojen keruuta sekä tilastojen laadintaa ohjaavat kansalliset ja EU-tasoiset lainsäädökset ja asetukset. Vaikka tilaston tiedonkeruussa on kiinnitetty huomiota käsitteiden avaamiseen ja tietomallien selkeyttämiseen, on lopulta kerätyn tiedon luotettavuus kiinni siitä, miten vastaaja kyselyä tulkitsee ja kuinka hyvin vastaaja-organisaation omat rekisterit ja kirjaamiskäytännöt tukevat halutun tietomallin mukaista tiedontuotantoa.

"Tki-toimintaa koskevan tiedonhallinnan osalta käytännöt ovat vielä melko epäsystemaattisia."

Keväällä 2018 osana maakunta- ja sote-uudistusta toteutettiin kartoitus uudelle maakunnalle Pirkanmaalla toimintoja luovuttaviin organisaatioihin tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoimintoihin liittyvistä tiedonhallinnan ja tiedolla johtamisen käytännöistä. Kartoitus osoitti, että tki-toimintaa koskevan tiedonhallinnan osalta käytännöt ovat vielä melko epäsystemaattisia. Ensinnäkin tki-toimintojen osalta puuttuvat pitkälti selkeät, mitattavissa ja seurattavissa olevat tavoitteet. TKI-toiminta nähdään ensisijaisesti keinona eikä itsearvoisena toimintana, jolloin seurantaakaan ei rakenneta nimenomaisesti tki-toiminnan näkökulmasta. Strategisia, ”itsenäisiä” tki-toiminnan tavoitteita on vielä vähän ja operatiivisen toiminnan kehittämiseen liittyvät tarpeet asettavat sisällöt ja tavoitteet myös tki-toimenpiteiden arvioinnille. TKI-toiminnan tuloksellisuutta ja vaikuttavuutta arvioidaankin ensisijaisesti operatiiviseen toimintaan linkittyvien tavoitteiden näkökulmasta ja tki-toiminta on vahvasti käytäntölähtöistä.

Toiseksi tki-toiminnot näyttäytyvät usein tapauskohtaisina ja koska toteutettavat toiminnot ovat muodoltaan, tavoitteiltaan ja toteuttamistavoiltaan hyvin erilaisia keskenään, yhtenäisten tietosisältöjen ja -mallien rakentaminen on haastavaa. ”One size fits all” -ratkaisuja ei pidetä toimivina ja siksi tki-toimintoja tarkastelevan tiedon osalta tapauskohtaisuus on korostunut. Näin ollen myös tietomallit, joiden pohjalta peilata ja rakenteistaa toimintaa ja siitä syntyvää tietoa jäävät vielä pitkälti puuttumaan. Myös tki-toimintojen pirstaleisuus sekä hajautuminen eri osiin organisaatioita hankaloittaa systemaattista tiedonhallintaa. Tieto syntyy pistemäisesti ja kokonaiskuvan muodostaminen organisaatiotasoisesta tilanteesta on vaikeaa.

Kuva. TKI-toimintaa tarkastelevan tiedonhallinnan kypsyystaso keväällä 2018 Pirkanmaa 2019 -toimijoilla. Kartoituksen perusteella voidaan todeta, että tiedonhallinnan nykytilan yleiskuva sijoittuu tasojen yksi ja kaksi maastoon, mutta yksittäiset tiedonhallinnan käytänteet ovat tasolla kolme. Myös aloitteita tason neljä suuntaan on tunnistettavissa osassa organisaatioita.

Kartoituksen perusteella voidaan myös todeta, että tki-toimintaa kuvailevaa tietoa on vaikea tunnistaa ja erottaa ns. operatiivista, perustoimintaa tarkastelevasta tiedosta. Jo ylipäätään tki-toiminnan tunnistaminen ja määritteleminen osoittautui osassa organisaatioita haastavaksi. Useamman toimijan oli myös vaikea hahmottamaa omaa rooliaan tki-toimijana. Erityisesti viranomais- ja valvontatehtäviin vahvasti painottuneilla toimijoilla tki-rooli on vielä melko hahmottumaton jopa hieman arasteltu toimintarooli. Mitä sivutoimisempana tki-toiminta näyttäytyy, sitä vähemmän käytänteitä toiminnan seuraamiseen on otettu käyttöön.

Tiedontuotantoa ja seurantaa ohjaavat tarpeet ovat useissa tapauksissa myös ulkopuolelta syntyviä, esimerkiksi ulkopuoliselle rahoittajalle raportointiin liittyviä tekijöitä, ennemmin kuin sisäisiä. Useimmiten ulkoisiin tarpeisiin vastaavalla tiedontuotannolla pystytään kuitenkin kattamaan sisäisiä tietotarpeita vain suppeasti, joten tuotetun tiedon ja tarpeiden välille kehittyy helposti kohtaanto-ongelma.

"Lopulta kerätyn tiedon luotettavuus on kiinni siitä, miten vastaaja kyselyä tulkitsee ja kuinka hyvin vastaaja-organisaation omat rekisterit ja kirjaamiskäytännöt tukevat halutun tietomallin mukaista tiedontuotantoa."

Kun tiedontuotannon käynnistymistä ja tarkkuutta halutaan edistää, on huomioitava, että parhaisiin tuloksiin ei päästä sanelupolitiikan keinoin, vaan yhteistä näkemystä ja sitoutumista rakentamalla. Muuten tiedontuotannon ja -hallinnan kannalta yksi olennaisimmista osista, eli kirjaamiseen panostaminen ja tietorakenteiden ja mallien noudattaminen jää uupumaan.

Kartoitukseen haastateltujen organisaatioiden edustajat tunnistivat hyvin tki-tiedonhallintaan liittyviä haasteita ja nykyisten käytäntöjen heikkouksia. Tki-toiminnan seurannan ja mittaroinnin kehittämistyötä onkin käynnistetty eri organisaatioissa. Tarve seurantaan ja mittaamiseen on tunnistettu. Selkeämmin kohdistetut resurssit ja tavoitteet tki-toiminnalle ohjaisivat vahvemmin myös tki-toimintaan kohdistuvia tietotarpeita sekä niihin liittyvää tiedontuotantoa. Yhdeksi tiedontuotannon ja -hallinnan avainkysymykseksi muotoutuu, millä tasolla halutaan tarkastella tki-toimintaa itsessään ja millä tasolla tki-toiminnalla tavoiteltavien, operatiiviseen toimintaan kohdistuvien muutosten saavuttamista.

Henrika Ruokonen, maakunta-analyytikko, Pirkanmaan liitto